Huit personnes, huit boîtes mail, aucune vue commune
Une agence marketing de 8 personnes gérait ses leads directement depuis la boîte mail de chacun : nouveaux contacts, relances, demandes clients, tout mélangé. Chaque collaborateur devait lire, trier et décider seul de ce qui était urgent, sans visibilité sur la charge des autres.
Du temps perdu à trier, plutôt qu'à traiter
Chaque email lu, jugé et classé à la main, avant même de pouvoir y répondre.
Chacun dans sa boîte mail : personne ne voyait la charge globale ni qui était surchargé.
Un lead chaud pouvait attendre derrière dix emails moins prioritaires.
Le temps passé à trier grignotait le temps disponible pour le travail à réel impact.
S'appuyer sur l'existant, pas ajouter un outil de plus
- les leads arrivent par email, sur les boîtes de chaque collaborateur - pas de point d'entrée unique ;
- pas de CRM dédié : Notion sert déjà d'outil de gestion de tâches pour toute l'équipe, il fallait s'appuyer dessus plutôt qu'en ajouter un autre ;
- le système devait rester lisible et ajustable par l'équipe elle-même, pas une boîte noire.
Chaque email trié et priorisé avant d'arriver dans le dashboard
Chaque email entrant - nouveau lead, relance, demande client - est capté automatiquement, analysé par IA, puis poussé dans la base Notion partagée qui sert de dashboard de suivi commun. Chaque collaborateur voit en temps réel ce qui lui revient, avec son niveau d'urgence, sans avoir à ouvrir sa boîte mail pour trier.
Reconstitution schématique du dashboard - données fictives.
Trois briques, sur les outils déjà utilisés par l'équipe
- Connecteurs webmail (Make)Interceptent chaque email entrant sur les boîtes concernées, sans action manuelle.
- Priorisation par IA (Claude)Analyse le contenu, catégorise (nouveau lead, relance, demande) et attribue un niveau d'urgence.
- Synchronisation NotionChaque email trié devient une tâche dans la base partagée, avec son urgence et son propriétaire - le dashboard de toute l'équipe se met à jour sans action manuelle.
Une partie des règles de classification a été affinée avec Claude Code, au fil des retours de l'équipe sur les premiers tris.
- Boîtesmail équipe
- Webhook Makecapture
- Claude tri+ urgence
- Notion basepartagée
- Dashboard équipetemps réel
Le même standard que sur mes autres livraisons
IA dans la boucle, pas aux commandes
La priorisation est proposée, l'équipe garde la main pour réajuster à tout moment.
Règles ajustables sans moi
La logique de tri vit dans des paramètres modifiables, pas du code caché.
Aucun outil de plus
Tout arrive dans le Notion déjà utilisé - rien de nouveau à apprendre.
Documentation de reprise
Pour que l'équipe puisse faire évoluer seule le système.
2 heures par jour et par collaborateur : le gain annoncé pour ce projet.
Les demandes sont regroupées dans Notion avec leur priorité et leur propriétaire. La priorisation reste ajustable par l’équipe, qui retrouve un suivi commun.
Portée du chiffre. Le gain de 2 heures est présenté pour ce projet précis. La période d’observation, le volume traité et le protocole de comparaison avant/après ne sont pas documentés sur cette page. Il ne constitue pas une garantie de résultat pour une autre équipe.
Ce cas porte sur les opérations internes d’une agence. Il ne constitue pas une référence de livraison en marque blanche pour un client final.